ทักษะการเขียน

นางสาวชนิดา ภูมิสถิตย์

       การเขียนเป็นระบบการสื่อสาร หรือบันทึกถ่ายทอดภาษาเพื่อแสดงออกซึ่งความรู้ ความคิด ความรู้สึก และอารมณ์โดย ใช้ตัวหนังสือ และเครื่องหมายต่างๆเป็นสื่อ ดังนั้น การเขียนจึงเป็นทักษะการใช้ ภาษา แทนคำพูดที่สามารถสื่อความหมายให้เป็นหลักฐานปรากฏได้นานกว่าการพูด การเขียนที่เป็น เรื่องราวเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจตรงตามความมุ่งหมายของผู้เขียนนั้น จะประสบความสำเร็จมากน้อยเพียงใด ส่วนสำคัญขึ้นอยู่กับว่าผู้เขียนมีทักษะในการใช้ภาษาเขียนได้ดีเพียงใด ทักษะการใช้ภาษาเขียน ต้องอาศัย พื้นฐานความรู้จากการฟัง การพูด และการอ่าน เพราะจากพื้นฐานดังกล่าว จะทำให้มีความรู้ มีข้อมูล และมี ประสบการณ์เพียงพอที่จะให้เกิดความคิด ความสามารถในการเรียบเรียงและถ่ายทอดความคิดออกมา สื่อสารกับผู้อ่านได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทักษะในการเขียน : ศาสตร์และศิลป์แห่งการใช้คำ

การใช้ภาษาเพื่อสื่อความหมายเป็นศาสตร์ที่ผู้ใช้ต้องรู้จักคำและเลือกใช้คำให้ถูกต้อง เหมาะสม ตรง ความหมาย ตรงราชาศัพท์ เหมาะกับกาลเทศะ ไม่ใช้คำซ้ำซ้อน รู้จักหลบคำโดยไม่เกิดความกำกวม และใช้ คำให้เกิดภาพพจน์ ในการนำคำที่เลือกแล้วมาเรียบเรียงเป็นประโยค เป็นข้อความ ถือเป็นศิลป์แห่งการใช้ คำ ที่มิใช่เพียงแต่สื่อความรู้ความเข้าใจเท่านั้น หากยังสามารถก่อให้เกิดภาพ เสียง และความรู้สึกได้อีกด้วย

• คำและความหมายของคำ คำในภาษาไทยมีหลายลักษณะ เช่น คำเดี่ยว คำประสม คำสมาส คำสนธิ นอกจากนี้ยังมีหลายประเภท เช่น คำนาม คำสรรพนาม คำกริยา คำวิเศษณ์ คำสันธาน และคำบุพบท
   
• คำบัญญัติ คือ การสร้างคำหรือกำหนดคำใหม่ขึ้นใช้ในภาษาไทย เนื่องจากความเจริญก้าวหน้า ทางวิชาการหรือประดิษฐกรรมใหม่ ทำให้เกิดคำศัพท์ที่มักใช้ในวงวิชาชีพ จึงมีความจำเป็นในการ ใช้ศัพท์บัญญัติเพื่อสื่อความเข้าใจให้ตรงกัน เช่น
  - การบัญญัติศัพท์โดยคิดคำไทยขึ้นใหม่ ได้แก่ adapt = ดัดแปลง change = เปลี่ยนแปลง
  - การบัญญัติศัพท์โดยการทับศัพท์ตามหลักการออกเสียงของเจ้าของภาษา ได้แก่ Computer = คอมพิวเตอร์ Al Queda = อัล กออิดะห์
  - หลักเกณฑ์การเขียนคำทับศัพท์ จะไม่ใส่วรรณยุกต์เพราะคำภาษาต่างประเทศ ถ้าถอดคำตาม ตัวอักษรจะไม่เหมือนการออกเสียง ได้แก่ FORD = ฟอร์ด OTOP = โอท็อป
   
• ราชาศัพท์ คือ คำที่ใช้กับพระมหากษัตริย์และพระบรมวงศานุวงศ์ ต่อมาจึงใช้รวมถึงพระสงฆ์ ข้าราชการและสุภาพชน ราชาศัพท์ เป็นภาษาที่มีแบบแผนการใช้ นอกจากจะแปรไปตามระดับ ฐานะของบุคคลแล้วยังแปรไปตามประเภทของคำทางไวยากรณ์อีกด้วย การใช้ราชาศัพท์ยังมี ข้อยกเว้นอยู่มาก บางครั้งเป็นพระราชนิยมที่โปรดให้ใช้ในแต่ละยุคสมัย ราชาศัพท์ที่ใช้บ่อย ได้แก่
  - ทรง เช่น ทรงกราบ ทรงบาตร ทรงพระราชนิพนธ์ คำที่เป็นราชาศัพท์อยู่แล้ว ไม่ใช้ ทรง นำหน้า
  - เป็น เช่น เป็นพระราชอาคันตุกะ คำนามราชาศัพท์ ไม่ต้องมี ทรง ซ้อนข้างหน้า ทรงเป็นประธาน คำนามสามัญ ต้องมี ทรง ซ้อนข้างหน้า
  - เสด็จ เช่น รับเสด็จ ส่งเสด็จ เป็นคำราชาศัพท์ หมายความว่า ท่าน เสด็จพระราชดำเนินไป เป็นคำกริยา ราชาศัพท์ หมายความว่า ไป
  - ถวาย เช่น ถวายพระพร ทูลเกล้าทูลกระหม่อมถวาย เป็นคำกริยา หมายความว่า ให้ มอบให้
  - องค์ เช่น พระบรมราโชวาท 2 องค์ พระที่นั่งองค์ใหม่ เป็นลักษณะนาม ราชาศัพท์ใช้เรียก อวัยวะ สิ่งของ คำพูด หรือสิ่งที่เคารพบูชาในศาสนา
  - พระองค์ เช่น พระมหากษัตริย์ 2 พระองค์ รู้สึกพระองค์ พระองค์เป็นพระมหากษัตริย์ใน ระบอบประชาธิปไตย
  - โอกาส เช่น ขอพระราชทานพระบรมราชวโรกาส ประทานพระวโรกาสให้เข้าเฝ้า โอกาส ใช้ได้ 2 กรณีเท่านั้น คือ ขอโอกาสและให้โอกาส
   
• ลักษณะนาม คือ คำที่แสดงลักษณะของสิ่งของต่าง ๆ มีหลักเกณฑ์กำหนดว่าคำนามใดต้องใช้ ลักษณะนามอย่างใด เช่น จังหวัด 3 จังหวัด ยังไม่ได้รับงบประมาณ ทั้งนี้ คำที่มีความหมายเฉพาะ บางคำนำลักษณะนามมาใช้ในรูปคำนามวลีจะใช้ตัวอักษรแทนตัวเลข เช่น สามจังหวัดนี้ยังไม่ได้รับ งบประมาณ สี่กระทรวงหลัก สินค้าห้าดาว
   
• การเขียนคำย่อ มีหลักเกณฑ์ ดังนี้
  - การย่อคำให้ใช้พยัญชนะต้นของพยางค์แรกของคำหลักเป็นตัวย่อ รวมแล้วไม่เกิน 4 ตัวอักษร ใส่จุดกำกับหลังอักษรตัวสุดท้าย เช่น กกต. = คณะกรรมการการเลือกตั้ง ขสมก. = องค์การขนส่ง มวลชนกรุงเทพ
  ทั้งนี้ คำย่อที่ใช้กันมาก่อนอาจไม่เป็นไปตามหลักเกณฑ์ เช่น พ.ร.บ. = พระราชบัญญัติ พ.ศ. = พุทธศักราช
  - การใช้คำย่อในงานเขียน ให้ใส่วงเล็บคำย่อไว้หลังคำเต็มในการอ้างถึงคำนั้นครั้งแรก และให้ใช้ คำย่อเมื่อต้องการกล่าวถึงคำนั้นในครั้งต่อๆไป
  - การอ่านคำย่อ ให้อ่านคำเต็ม ยกเว้น คำย่อที่คนทั่วไปรู้จักดีแล้ว เช่น ปตท. อ่านว่า ปอ-ตอ-ทอ ก.พ. อ่านว่า กอ-พอ
   
• สำนวนไทย คือ ถ้อยคำที่กล่าวสืบต่อกันมา มักมีความหมายไม่ตรงตัว หรือมีความหมายอื่นแฝง อยู่ เมื่อใช้ประกอบข้อความจะทำให้ข้อความนั้นมีลักษณะคมคายน่าสนใจยิ่งขึ้น สำนวนไทยมีหลาย ประเภท เช่น สำนวน ภาษิต คำพังเพย คำคม และคำอุปมาอุปไมย
   
• การผูกประโยค ปัญหาที่พบในการเขียนประโยค คือ การใช้ส่วนขยายผิดที่ทำให้ประโยคไม่ชัดเจน กำกวม การใช้รูปประโยคแบบภาษาอังกฤษ และการใช้คำภาษาอังกฤษแทนคำภาษาไทย ทั้งนี้ หากประโยคมีความยาวมาก หรือ ซ้ำซ้อน ควรขึ้นประโยคใหม่ ประโยคประกอบด้วย
  - ประโยคความเดียว คือ ประโยคที่มีคำกริยาเดียว
  - ประโยคความรวม คือ การใช้คำกริยาหลายคำซ้อนกัน
  - ประโยคความซ้อน คือ ประโยคที่มีมากกว่า 1 ใจความ โดยใช้คำเชื่อม เช่น ที่ ซึ่ง อัน ว่า และ ส่วน อย่างไรก็ตามใจความที่เชื่อมกันต้องมีความสัมพันธ์กันด้วย การใช้คำเชื่อมความและเชื่อม ประโยค ได้แก่ กับ แก่ แด่ ต่อ และ หรือ และ/หรือ ที่ ซึ่ง อัน ด้วย โดย ตาม ส่วน สำหรับ เช่น เป็น ต้น ได้แก่ ต้องใช้ให้ถูกต้องเหมาะสม
   
• การเว้นวรรค คือ การเว้นช่องว่างระหว่างคำหรือข้อความ เพื่อช่วยให้เนื้อความชัดเจนยิ่งขึ้น การ เว้นวรรคผิดที่หรือไม่เว้นวรรคเลย นอกจากทำให้เนื้อความไม่ชัดเจนยังอาจก่อให้เกิดความเข้าใจ ผิดพลาดได้
   
• การใช้เครื่องหมายวรรคตอน ที่ใช้บ่อยได้แก่
  - ทับ (/) ใช้คั่น ระหว่างคำ มีความหมายว่า ต่อ หรืออย่างใดอย่างหนึ่ง
  - ไม้ยมก (ๆ) ใช้เขียนหลังคำ วลี หรือประโยคที่เป็นคำซ้ำ เพื่อให้อ่านซ้ำ
  - ยติภังค์ (-) ใช้เขียนไว้สุดบรรทัดเพื่อต่อพยางค์ของคำหลายพยางค์ ซึ่งจำเป็นต้องเขียนแยก บรรทัดกัน
   
• การย่อหน้า เป็นลักษณะของวรรคตอนอย่างหนึ่ง ใช้เมื่อขึ้นต้นเรื่อง ข้อความใหม่ และใช้เมื่อ ข้อความนั้นต้องจำแนกแจกแจงหัวข้อเป็นหมวดหมู่เป็นขั้น ๆ ลงไป ซึ่งมักใช้ตัวเลขหรือตัวอักษร กำกับ ลักษณะย่อหน้าที่ดี คือ ต้องมีใจความสำคัญเพียงเรื่องเดียว ในแต่ละย่อหน้าต้องมีส่วนขยาย หรือใจความประกอบเพื่อช่วยให้ใจความสำคัญมีความชัดเจนขึ้นและที่สำคัญ คือ จำกัดความยาว ของย่อหน้าให้พอเหมาะ

ทักษะในการสรุปเรื่องและ/หรือสรุปประเด็น : ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร ทำไม

การสรุปสาระสำคัญ มี 3 ขั้นตอน คือ

• อ่านทั้งเรื่องให้เข้าใจแจ่มแจ้ง อย่าอ่านผ่าน ๆ อ่านให้จบ อ่านให้ละเอียด ทำความเข้าใจทั้งหมด
• จับใจความสำคัญของเรื่อง ต้องรู้ว่าอะไรเป็นสาระหลัก อะไรเป็นรายละเอียดประกอบ
• สรุปความ ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร ทำไม

การบันทึกความเห็น

• ศึกษาเรื่อง ว่าเป็นเรื่องประเภทใด ขออนุมัติ หรือเสนอเพื่อทราบ ต้องตีความประเด็น ปัญหา ความเป็นมา ข้อเท็จจริง ตลอดจนแนวปฏิบัติ
• จับประเด็นเรื่อง ว่าเป็นเรื่องอะไร มีจุดประสงค์อย่างไร
• วิเคราะห์เรื่อง พิจารณาหลักเกณฑ์ เหตุผล ข้อดีข้อเสีย เสนอความเห็นคาดการณ์ล่วงหน้า พร้อมทั้งแนวทางป้องกัน
• วินิจฉัยเรื่อง ประเมินคุณค่าทางเลือกแต่ละทาง เลือกทางที่เป็นคุณมากที่สุด มีความเสี่ยงน้อย ที่สุด

ทักษะในการเขียนหนังสือราชการ

การเขียนหนังสือราชการ เป็นการเขียนที่มีรูปแบบตามระเบียบงานสารบรรณของสำนัก นายกรัฐมนตรี และอาจมีรายละเอียดเพิ่มเติมตามที่แต่ละหน่วยงานกำหนดขึ้นใช้เป็นการภายใน ทักษะจะ เกิดขึ้นได้จากการฝึกฝน ไม่ใช่จากการฝึกอบรมเพียงอย่างเดียว

รูปแบบ

ส่วนหัวเรื่อง

• ส่วนอ้างอิง : เป็นการบอกว่าหนังสือมาจากส่วนราชการใด

• ชื่อเรื่อง : เป็นการบอกเนื้อเรื่องโดยสรุป

• คำขึ้นต้น : เป็นการบอกว่าหนังสือฉบับนี้ทำถึงใคร

ส่วนเนื้อเรื่อง

• ความนำ : เป็นข้อมูลเบื้องต้น

• เนื้อความ : เป็นสาระสำคัญของเรื่องที่ต้องการสื่อให้ผู้อ่านทราบว่าผู้เขียนมีวัตถุประสงค์ อย่างไร
  -คำชี้แจง
  -ข้อเท็จจริง
  -ข้อพิจารณา
  -ข้อยุติ

• จุดประสงค์ : เป็นการสรุปตอนท้ายว่าหนังสือฉบับนี้ต้องการให้มีการอนุมัติ หรือรับทราบ หรือดำเนินการ

ส่วนท้าย

• คำลงท้าย : เป็นไปตามระเบียบงานสารบรรณ

• การลงชื่อ : ต้องรู้ตำแหน่ง ยศ ฐานันดรศักดิ์

ภาษา

คือ การนำถ้อยคำมาเรียบเรียงเป็นประโยคที่มีรูปประโยคเป็นภาษาไทยและถูกต้องตามแบบแผน ของภาษา กรณีใดควรใช้ภาษาแบบแผน ภาษากึ่งแบบแผน หรือภาษาปาก

• ถูกต้อง ถูกทั้งความหมาย ราชาศัพท์ ตลอดจนความหลากหลายของคำ เลือกให้เหมาะกับกาลเทศะ

• ชัดเจน

• กระจ่างในวัตถุประสงค์ ใช้ภาษาที่กระชับ ชัดเจน ใช้คำที่สั้น ตรงจุดมุ่งหมาย ใช้คำหรือวลี ช่วยกระชับความ

• รัดกุมไม่คลุมเครือ ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือย ไม่สร้างความกำกวม ใช้คำที่มีความหมายกว้างแทน การแจกแจง

• สละสลวยการวางส่วนขยายให้อยู่ติดกับคำที่จะขยาย ใช้คำที่เป็นภาษาระดับเดียวกัน ลำดับความ ก่อนหลังให้ถูกต้อง จัดข้อความที่ต้องการเน้นให้อยู่ในตำแหน่งที่มีน้ำหนัก ใช้คำซ้ำหรือคำคล้องจองช่วย สร้างความสละสลวย ใช้คำโน้มน้าวชักนำ ฯลฯ

• มีภาพพจน์ ใช้ข้อความที่ขัดแย้งกัน สัมพันธ์กัน เกินจริง หรือเหน็บแนม มาเปรียบเทียบให้ผู้อ่านนึกเห็นภาพ ใช้ประโยคสั้น มีการลำดับเนื้อความก่อนหลัง

• บรรลุจุดประสงค์และเป็นผลดี เขียนให้ผู้รับหนังสือเข้าใจว่า ผู้มีหนังสือไปต้องการอะไร จะให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติอย่างไร และ โน้มน้าวจูงใจให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติตาม โดยเป็นผลดีไม่มีผลกระทบต่อความสัมพันธ์อันดี หรือไม่ ก่อให้เกิดปฏิกิริยาตอบโต้รุนแรง

เนื้อหา

• แบบต่อเนื่อง : เขียนเป็นย่อหน้า หน้าละใจความ

• แบบลำดับตัวเลข : ลำดับขั้น ตอนการดำเนินงาน/การปฏิบัติงาน

• แบบลำดับกระบวนการ : เรียงลำดับเป็นหัวข้อตามเนื้อเรื่อง

อย่างไรก็ตาม การเขียนเอกสารแต่ละประเภท จะมีรูปแบบและวิธีการในการนำเสนอแตกต่างกัน ออกไป ซึ่งผู้เขียนจำเป็นต้องมีทักษะในการเลือกใช้ และทักษะเกิดได้จากการอ่านมาก ฟังมาก และเขียน มาก ซึ่งจะต้องฝึกฝนอยู่เสมอ จึงจะเขียนให้สื่อสารกันอย่างประสบผลสำเร็จได้

แหล่งข้อมูล :
http://www.kruthacheen.com
http://www.cabinet.thaigov.go.th