สังคมศาสตร์ รัฐศาสตร์ การเมือง เศรษฐศาสตร์ >>
การสื่อสาร
กลยุทธ์สู่ความสำเร็จขององค์กร
การเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร
(improving organizational communication)
เนื่องจากการสื่อสารที่ผิดพลาดจะส่งผลกระทบต่อการบรรลุประสิทธิผลขององค์กรเสมอ
การสร้างระบบการสื่อสารภายในองค์กรที่ดีจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างมาก
หน้าที่สำคัญประการหนึ่งของผู้บริหารทุก องค์กร คือ
การจัดระบบการสื่อสารตลอดจนการไหลของข้อมูลข่าวสารในองค์กรและลดความผิดพลาดหรืออุปสรรคในการสื่อสาร
ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธีสรุปได้ดังนี้ (Szilagyi & Wakkace. 1990 : 502504.
อ้างอิงมาจาก วันชัย มีชาติ. 2548 : 152154))
1. การติดตามผลและให้ข้อมูลย้อนกลับ (followup and feed
back)
เป็นวิธีการที่ใช้ในการตรวจสอบข้อมูลที่ส่งไปว่าผู้รับเข้าใจตรงกับผู้ส่งเพียงไร
วิธีการนี้จะทำให้กระบวนการสื่อสารเป็นแบบ twoway
ซึ่งอาจเกิดขึ้นในการพบปะกันหรือหากเป็นการใช้เอกสารติดตามผลและข้อมูลย้อนกลับอาจตรวจสอบได้จากการโต้ตอบ
การแสดงออกของผู้รับสารจะทำไห้เราทราบว่าการสื่อสารมีความถูกต้องเพียงไร
2. การใช้การสื่อสารหลายวิธี (parallel channels and
repetition)
การใช้วิธีการสื่อสารและช่องทางการสื่อสารหลายวิธีทำให้การติดต่อสื่อสารมีความถูกต้องยิ่งขึ้น
เช่น มีการสั่งการด้วยเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรแล้ว
และยังมีการประชุมและสั่งการด้วยวาจาและใช้โอกาสพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการด้วย
ก็จะทำให้การสื่อสารถูกต้องมากยิ่งขึ้น
3. ระยะเวลา (timing)
ปัญหาด้านระยะเวลาเป็นสาเหตุหนึ่งของการสื่อสารที่เบี่ยงเบนไปทั้งในแง่ของความกดดันด้านเวลาและความไม่เหมาะสม
ในการสื่อสารเวลาหนึ่ง ๆ องค์กรและกลุ่มอาจกำหนด
มาตรฐานด้านเวลาเพื่อแก้ปัญหาดังกล่าวได้ เช่น
ระบุไว้ล่วงหน้าว่าจะทำงานหนึ่งให้เสร็จเมื่อใดเพื่อเป็นเกณฑ์ในการจัดแบ่งเวลาและติดต่อระหว่างกันในการรายงานและสั่งการในองค์กร
นอกจากนี้ยังต้องแยกระหว่างงานประจำกับงานจรซึ่งจะช่วยลดแรงกดดันด้านเวลาอันจะทำให้การสื่อสารมีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น
4. ให้ความสนใจกับภาษา (attention to language)
ในการสื่อสารนั้น การเลือกใช้ศัพท์ ระดับของคำ และความหมายของคำ
เป็นวิธีการหนึ่งที่จะลดความผิดพลาดในการสื่อสารได้
การเลือกใช้คำและระดับของภาษานี้จะเกี่ยวข้องกับการทำความเข้าใจกับผู้ที่เราจะสื่อสารด้วยว่าควรจะใช้ภาษาในระดับใด
5. ศูนย์กลางข้อมูล (information communication and
information centers)
การสื่อสารโดยวิธีการนี้จะเป็นการสื่อสารที่รวดเร็วและยืดหยุ่น
และมีความถูกต้องของข้อมูลมาก
ซึ่งองค์กรอาจใช้ศูนย์กลางข้อมูลเป็นแหล่งกระจายข่าวโดยไม่ผ่านช่องทางที่เป็นทางการขององค์กรก็อาจจะทำให้การสื่อสารมีความถูกต้องและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
6. การให้รู้เท่าที่จำเป็น (the exception principle and
the need to know)
เป็นการวางระบบในการ
สื่อสารในองค์กรให้มีการสื่อสารในกรณีพิเศษและให้มีการรับข้อมูลเฉพาะที่จำเป็น
โดยการเสนอข้อมูลไปยังฝ่ายบริหารเฉพาะที่ฝ่ายบริหารต้องการ
ในขณะเดียวกันฝ่ายบริหารก็ให้ข้อมูลหรือสื่อสารกับพนักงานเฉพาะสิ่งที่พนักงานจำเป็นต้องรู้เท่านั้น
ซึ่งจะทำให้การสื่อสารไม่มีข้อมูลมากเกินไป
วิธีการนี้จะเหมาะกับองค์กรที่มีสายการบังคับบัญชาสูง
7. การใช้ธรรมเนียมปฏิบัติในการสื่อสาร (communication
etiquette)
เป็นความพยายามที่จะวางระบบในการสื่อสารโดยใช้เทคโนโลยีในการสื่อสาร เช่น
โทรสาร ให้ใช้สื่อสารเฉพาะในเรื่องที่จำเป็นและเร่งด่วน
ซึ่งการใช้เครื่องมือโดยไม่จำเป็นอาจจะทำให้การสื่อสารผิดพลาดหรือมีมากเกินความจำเป็น
การสร้างธรรมเนียมปฏิบัติที่เหมาะสมจึงเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการสื่อสารได้
8. การฟังอย่างตั้งใจ (listen actively)
เป็นการลดความผิดพลาดจากการสื่อสาร
การตั้งใจฟังจะทำให้ข้อมูลที่ผู้ส่งสารต้องการจะส่งถึงผู้รับสารครบถ้วน
ในขณะเดียวกันการฟังอย่างตั้งใจนั้นผู้รับสารสามารถคิดต่อและไตร่ตรองสิ่งที่ได้ฟังและอาจมีการสอบถามหรือทำความเข้าใจข้อมูลข่าวสารได้มากขึ้น
นอกจากนี้การฟังอย่างตั้งใจจะทำให้เกิดความรู้สึกที่ดีระหว่างผู้ที่สื่อสารและเกิดการยอมรับกัน
ซึ่งจะเป็นการพัฒนาระบบความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างบุคลากรภายในองค์กรตามมาด้วย
การสื่อสารกับการบริหารจัดการองค์กร
ความจำเป็นต้องมีการสื่อสารขององค์กร
กระบวนการสื่อสารในองค์กร
เส้นทางการสื่อสารในองค์กร
หลักการสื่อสารในองค์กร
อุปสรรคของการสื่อสารที่เกิดขึ้นในองค์กร
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ : กลยุทธ์สู่ความสำเร็จขององค์กร
การเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร
บทสรุป
เอกสารอ้างอิง