การใช้งานจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail)

ทำความรู้จักกับ อีเมล์ (E-mail) และวิธีการใช้งานในเบื้องต้น

อีเมล์ (E-mail) หรือ Electronics Mail หรือ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นเครื่องมือสำหรับติดต่อสื่อสารระหว่างกันประเภทหนึ่งคล้ายกับการส่งจดหมายผ่านทางไปรษณีย์ แต่อีเมล์นี้เป็นบริการที่สามารถทำการส่งข้อความ ไฟล์เอกสารของคอมพิวเตอร์ หรือรูปภาพต่างๆ ไปยังผู้รับปลายทาง (ที่ใช้บริการอีเมล์) ได้ผ่านทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ต จึงทำให้เพิ่มความสะดวกสบายได้มากขึ้น

ประเภทของอีเมล์ที่ให้บริการฟรี

เว็บไซต์ที่ให้บริการอีเมล์ที่ให้บริการฟรีมีอยู่มากมาย แต่ถ้าจะแยกประเภทของการใช้งาน สามารถแยกออกได้เป็น 2 แบบดังนี้

1. Web Base Mail เช่น อีเมล์ของ hotmail.com, yahoo.com, chaiyo.com หรือ email.in.th หากต้องการใช้งานอีเมล์เหล่านี้ จะต้องใช้งานโดยผ่านทางหน้าเว็บเพจเท่านั้น ข้อดีคือ สามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องใดเปิดอ่านอีเมล์นั้นก็ได้ โดยไม่ต้องทำการตั้งค่าต่างๆ ในเครื่องให้ยุ่งยาก และไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมในการอ่านหรือรับส่งอีเมล์โดยเฉพาะอีกด้วย เพราะสามารถใช้โปรแกรมเบราเซอร์ที่มีอยู่ได้เลย ทำให้ไม่เปลืองพื้นที่ของฮาร์ดดิสก์ในการติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม แต่ข้อเสียของ Web Base Mail คืออาจจะช้าและเสียเวลานานในการอ่านหรือรับส่งอีเมล์ได้ถ้าความเร็วของอินเทอร์เน็ตไม่มากพอ

2. POP Mail เช่น yahoo.com ซึ่งเป็นผู้ให้บริการอีเมล์ ที่มีบริการการอ่านอีเมล์แบบ POP Mail ด้วย ในกรณีที่เลือกใช้งานอีเมล์ที่เป็นแบบ POP Mail ผู้ใช้จะต้องทำการติดตั้งโปรแกรมสำหรับรับ-ส่งอีเมล์ลงไปที่เครื่องคอมพิวเตอร์ด้วย เช่น โปรแกรม Microsoft Outlook เพื่อใช้สำหรับจัดการกับอีเมล์ แต่ต้องทำการตั้งค่าต่างๆ ของโปรแกรมที่ใช้รับ-ส่งอีเมล์ก่อนจึงจะใช้งานได้ แต่การใช้ POP Mail จะสะดวกกว่าการใช้งานแบบ Web Base Mail ในกรณีที่ต้องการอ่านอีเมล์ของเก่า เพราะเมื่อทำการเปิดโปรแกรมสำหรับการอ่านอีเมล์แล้ว โปรแกรมจะทำการดาวน์โหลดอีเมล์ทั้งหมดมาเก็บไว้ในฮาร์ดดิสก์ของเครื่องคอมพิวเตอร์ก่อน ทำให้เราสามารถอ่านอีเมล์ได้แม้ว่าจะไม่ได้เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตแล้วก็ตาม

คำศัพท์ต่าง ๆ ที่ใช้ในระบบการ รับ-ส่ง อีเมล์

คำศัพท์แบบมาตรฐานทั่วๆ ไป ที่นิยมใช้ในการใช้งานอีเมล์ มีดังนี้

- Inbox หมายถึงกล่องหรือที่สำหรับเก็บอีเมล์ ที่มีผู้ส่งเข้ามา
- Outbox หมายถึงกล่องหรือที่เก็บอีเมล์ ที่กำลังจะส่งออกไปหาผู้อื่น
- Sent Items หมายถึงกล่องหรือที่เก็บอีเมล์ ที่เราได้เคยส่งออกไปหาผู้อื่นแล้ว
- Delete Items หมายถึงกล่องหรือที่เก็บอีเมล์ ที่ได้ทำการลบทิ้งจาก Inbox แต่ยังเก็บสำรองไว้อยู่
- Drafts หมายถึงกล่องหรือที่เก็บอีเมล์ สำหรับใช้เก็บอีเมล์ต่างๆ ชั่วคราว ซึ่งอาจจะมีหรือไม่ มีก็ได้
- Compose / New Mail เป็นการส่งอีเมล์ใหม่ไปหาผู้อื่น
- Forward เป็นการส่งต่ออีเมล์ที่ได้รับมานั้นไปหาผู้อื่น
- Reply เป็นการตอบกลับอีเมล์ที่มีผู้ส่งมาถึงเรา
- Reply All เป็นการตอบกลับอีเมล์ที่มีผู้ส่งมาถึงเราโดยจะตอบกลับไปยังทุกคนที่มีชื่ออยู่ใน อีเมล์ฉบับนั้น
- Subject หมายถึงหัวข้อของอีเมล์ที่เราจะเขียนหรือส่งออกไป
- To หมายถึง ชื่อหรืออีเมล์ของผู้ที่เราต้องการส่งอีเมล์ไปหา
- CC หมายถึงการส่ง copy อีเมล์นั้นๆ ไปให้ผู้อื่นที่ต้องการด้วย
- BCC หมายถึงการส่ง copy อีเมล์นั้นๆ ไปให้ผู้อื่นที่ต้องการ และไม่ให้ผู้รับคนอื่นมองเห็น ว่ามีการส่งไปให้ในช่อง BCC ด้วย
- Attach หมายถึงการแนบไฟล์เอกสาร หรือโปรแกรมต่าง ๆ ไปกับอีเมล์ฉบับนั้น
- Address Book หมายถึงสมุดรายชื่อของอีเมล์ ที่เราสามารถเก็บไว้ เพื่อให้นำมาใช้งานได้ง่ายขึ้น

วิธีการสมัครใช้อีเมล์ของ Hotmail

ก่อนการใช้งานอีเมล์ไม่ว่าจะเป็นของผู้ให้บริการใดก็ตาม ผู้ใช้จะต้องทำการสมัครสมาชิกเพื่อขอเข้าใช้บริการก่อน ซึ่งในการสมัครสมาชิกควรมีการอ่านรายละเอียดต่างๆ ของเว็บไซต์ผู้ให้บริการให้ดีก่อนว่า สนับสนุนบริการอะไร และสามารถใช้งานในลักษณะใดได้บ้าง เช่น ใช้บริการได้แต่เฉพาะ Web Base Mail หรือใช้งาน POP3 Mail ได้ เป็นต้น และนอกจากนี้ควรที่จะอ่านเงื่อนไขของการให้บริการให้เข้าใจก่อนด้วยซึ่งขั้นตอนการสมัครใช้อีเมล์ของ Hotmail มีดังนี้

1. เข้าเว็บไซด์ www.hotmail.com จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “ลงทะเบียน”

2. กรอกชื่อบัญชีที่ต้องการ ลงในช่อง Windows Live ID

3. จากนั้นคลิกปุ่ม “ตรวจสอบการใช้งาน” เพื่อตรวจสอบดูว่ามีใครใช้ชื่อบัญชีนั้นๆ ไปหรือยัง

4. ในกรณีที่ ID ที่ระบุมีผู้ใช้อยู่แล้ว จะปรากฏหน้าจอดังภาพด้านล่าง จะต้องทำการระบุ ID ใหม่ โดยขณะที่กรอก ID ทางเว็บไซต์จะแสดง ID ที่ใช้ได้มาให้อัตโนมัติ สามารถเลือกใช้ได้ทันที

5. กรอกข้อมูลส่วนที่เหลือให้ครบถ้วน จากนั้นคลิกปุ่ม “ฉันยอมรับ”

6. เมื่อสมัครเสร็จแล้ว ระบบจะเข้าสู่กล่องจดหมาย (Mail)

7. ในส่วน “กล่องขาเข้า(1)” เป็นส่วนที่ระบบจะแจ้งว่าคุณมีข้อความที่ยังไม่ได้เปิดอ่าน 1 ฉบับ

การเข้าใช้อีเมล์ของ Hotmail

1. เข้าเว็บไซด์ www.hotmail.com จากนั้นคลิกที่ ลงทะเบียน “ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีอื่น”
2. กรอก ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ที่สมัครไว้ จากนั้นคลิกปุ่ม “ลงชื่อเข้าใช้”
3. หลังจากนั้นจะสามารถเข้ากล่องจดหมาย (Mail) ได้ทันที

การส่งอีเมล์ของ Hotmail

1. เมื่อลงชื่อเข้าใช้เพื่อเข้าสู่ระบบแล้ว คลิกที่ “สร้าง”

2. กรอกรายละเอียดของข้อมูลจดหมาย

3. ถ้าต้องการส่งไฟล์ข้อมูลไปกับอีเมล์ คลิก “แนบ”

4. เลือกไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม Open

5. จะได้ไฟล์ข้อมูลที่ต้องการส่งไปพร้อมกับจดหมายแสดงให้เห็น

6. เมื่อต้องการส่ง คลิก “ส่ง”

การรับและส่งต่ออีเมล์ของ Hotmail

1. เมื่อลงชื่อเข้าใช้เพื่อเข้าสู่ระบบแล้วคลิกที่ “กล่องขาเข้า”

2. คลิกเลือกจดหมายที่ต้องการอ่านทางด้านขวา

3. จะได้ข้อความจดหมายที่ต้องการอ่าน

4. เมื่ออ่านจดหมาย แล้วต้องการตอบกลับไปยังผู้ส่ง ให้คลิก “ตอบกลับ” หรือ “ตอบกลับทั้งหมด”

5. แต่ถ้าต้องการส่งต่อไปให้ผู้รับผู้อื่นให้คลิก “ส่งต่อ”